第一条  档案是浙江省生物医学工程学会(以下简称“本学会”)历史延革和工作情况的真实记录，是本学会管理工作的基础和开展工作的重要参考。为规范本学会档案管理工作，根据本学会的实际情况，制定本制度。
       第二条 本学会档案管理工作的主要任务是：贯彻执行有关档案工作的法律规章，及时收集、整理、保管好本学会档案，维护本学会档案的完整与安全。
  第三条 本学会档案的管理工作（包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、移交、销＼毁和安全）由本学会秘书处负责。
  第四条 为了完整和系统地保存本学会纸质、电子、照片、图表、音像等各种载体档案，凡属于本学会活动、具有考查利用价值的，均属归档范围：
  （一）本学会及分支机构成立、变更、注销、章程修订及其核准、本学会领导机构、主要负责人人员信息档案等社会团体登记文件、材料、社团年检报告。
  （二）本学会中长期活动规划、年度工作计划、年度工作总结；本学会分支机构的工作计划、活动开展情况等文件、材料。
  （三）本学会会员代表大会文件、常务理事会会议文件、影像材料。
  （四）本学会的会员申请表。
  （五）本学会主办的各类学术、培训活动的相关材料。
  （六）委托的会计师事务所对本学会所做的年度财务审计报告；本学会财务处会计资料，包括银行、现金日记账、分类账和会计凭证；本学会与有关单位签订的委托书、协议、合同。
  （七）本学会上报民政部的文件、报表、材料；本学会上报业务主管单位的各类文件资料；本学会下发的各种文件材料的签发稿、印制稿及重要文件的领导修改稿。
  （八）本学会制定的工作制度、办法等材料。
  （九）本学会财产、档案等交接凭证、清册。
  （十）其它应当归档的文件材料。
  第五条  本学会档案管理人员的职责：保证本学会及分支机构的原始资料完整、安全、保密和使用方便。
  第六条  本学会实行档案登记管理制度，定期对有关文件、材料进行整理、编目和归档。每年将档案按时间顺序装订，贴好标识后分类分别归档保存。
  第七条 任何要使用本学会档案的人员，均需办理使用登记手续。本学会档案原则上仅供本学会工作人员查看。外单位人员需要查阅档案时，须经本学会秘书处负责人批准后方可查阅。
  第八条 本学会档案主要为本学会服务，原则上不外借。如外单位确需外借本学会档案时，须凭单位介绍信，经本学会秘书长批准后方可外借，并在约定期限内归还。
  第九条 任何查阅人员，必须保证档案的完整性，严禁涂改。未经允许，不得拍照、复印、抄录。在查阅档案过程中，如有任何损失，将按情节轻重程度追究当事人责任。